维格机器人 (beta)

注意：

机器人目前作为实验性功能开启内测，你可以填写《机器人内测申请表单》，申请参与内测，提前尝鲜机器人功能。

维格机器人将维格表里的数据与各种业务系统、APP 连接起来，并按照预设的触发条件，自动执行指定操作，让重复性的工作流程实现自动化执行。

机器人场景示例：

• 电商
  • 当有新的饿了么订单时，机器人自动发送订单信息到飞书/钉钉群
  • 当有新的表单提交时，机器人自动把订单状态改成已下单
• 产研
  • 当有新的 bug，机器人自动发送 bug 信息到飞书/钉钉群
  • 当 bug 状态变更，机器人自动发送 bug 信息到飞书/钉钉群
• 进销存
  • 当订单发货（订单状态变更）后，机器人自动减库存（更新《库存表》中记录）
• 销售线索/客户管理
  • 当《销售流水表》与《销售汇总表》相互关联时，当在《销售流水表》新增一行销售数据时“2021年7月14日”（首列是日期），机器人自动将这条新增记录关联到《销售汇总表》的“7月份汇总数据”（首列是月份）

三步流程创建机器人

创建机器人的总体流程有三步：

• 第一步：编辑机器人的基本信息
• 第二步：配置机器人的触发条件和操作
• 第三步：启用机器人

第一步：编辑机器人的基本信息

在每张维格表的右上方，点击「机器人」按钮，可以查看当前表格已创建的机器人列表。点击「创建机器人」，进入机器人创建引导流程：「编辑机器人名称 > 选择触发条件 > 选择操作 > 查看机器人」。

点击查看机器人后，进入刚刚创建的机器人的配置面板。

第二步：配置机器人的触发条件和操作

进入机器人配置面板后，先配置当前机器人的触发条件，并点击保存：

然后配置当前机器人的触发条件，并点击保存：

第三步：启用机器人

配置并保存好触发条件和操作后，开启面板右上方的开关，即可启用当前机器人。之后如果表格内的数据变更满足触发条件，机器人则会自动执行操作。

机器人配置详细教程

目前机器人支持 3 种触发条件：

• 有新的表单提交时
• 有记录满足条件时
• 有新的记录创建时

同时支持 4 种操作：

• 发送消息到飞书群
• 发送消息到钉钉群
• 发送消息到企业微信群
• 发送网络请求

对于每一种触发条件和操作，详细的说明如下。

触发条件：有新的记录创建时

• 触发条件名称：有新的记录创建时
• 触发条件描述：当表有新的记录创建时，机器人会开始运行
• 触发条件配置
  1. 选择维格表：无需手动配置，默认选择机器人所在的当前维格表

触发条件：有新的表单提交时

• 触发条件名称：有新的表单提交时
• 触发条件描述：当指定表单收到新的提交时，机器人会开始运行
• 触发条件配置
  1. 选择神奇表单：需要选择一张当前维格表中生成的神奇表单

触发条件：有记录满足条件时

• 触发条件名称：有记录满足条件时
• 触发条件描述：当表中有记录满足指定条件时，机器人会开始运行
• 触发条件配置
  1. 选择维格表：无需手动配置，默认选择机器人所在的当前维格表
  2. 选择匹配条件：需要添加一个或多个匹配条件

操作：发送消息到飞书群

• 操作名称：发送消息到飞书群
• 操作描述：机器人开始运行后，会自动向指定飞书群聊发送消息
• 操作配置
  1. 输入飞书机器人 webhook 地址
  2. 选择消息类型：text
  3. 输入消息内容：可以输入文本消息，也可以输入 / 来插入变量（详见下文「附：如何在机器人操作中使用变量」）

如何获取飞书机器人 webhook 地址

获取飞书机器人 webhook 地址的步骤如下：

1. 前往你想要发送消息的飞书群聊，依次点击右侧栏的设置图标 ->「群机器人」->「添加机器人」

   

2. 在飞书机器人列表中找到「自定义机器人」，点击添加：

   

3. 配置飞书机器人：编辑名称和描述 -> 复制 webhook 地址

   

接着就可以将复制的 webhook 地址粘贴到维格表机器人的配置信息中了。

操作：发送消息到钉钉群

• 操作名称：发送消息到钉钉群
• 操作描述：机器人开始运行后，会自动向指定钉钉群聊发送消息
• 操作配置
  1. 输入钉钉机器人 webhook 地址
  2. 选择消息类型：text | markdown
  3. 输入消息内容：可以输入文本消息，也可以输入 / 来插入变量（详见下文「附：如何在机器人操作中使用变量」）

如何获取钉钉机器人 webhook 地址

获取钉钉机器人 webhook 地址的步骤如下：

1. 前往你想要发送消息的钉钉群聊，依次点击右上角的设置图标 ->「智能群助手」->「添加机器人」，在钉钉机器人列表中找到「自定义」，点击添加：

   

2. 配置钉钉机器人：编辑名称 -> 选择安全设置 -> 阅读并同意条款 -> 点击完成 -> 复制 webhook 地址

   

   注意：

   由于钉钉自定义机器人需要进行安全配置，对于非开发者，建议选择「自定义关键词」方式，即可输入任意关键词（如上动图中输入了 vika），之后在维格表机器人配置时，只需在传输给钉钉机器人的消息内容中带上同样的关键词，便可通过钉钉机器人和维格表机器人自动发送消息了。

接着就可以将复制的 webhook 地址粘贴到维格表机器人的配置信息中了。

操作：发送消息到企业微信群

• 操作名称：发送消息到企业微信群
• 操作描述：机器人开始运行后，会自动向指定企业微信群聊发送消息
• 操作配置
  1. 输入企业微信机器人 webhook 地址
  2. 选择消息类型：text | markdown
  3. 输入消息内容：可以输入文本消息，也可以输入 / 来插入变量（详见下文「附：如何在机器人操作中使用变量」）

如何获取企业微信机器人 webhook 地址

获取企业微信机器人 webhook 地址的步骤如下：

前往你想要发送消息的企业微信群聊，在左侧列表中右键单击某个群聊，在弹出的菜单页依次点击：

「添加群机器人」->「新创建一个群机器人」-> 编辑名称 ->「添加机器人」-> 复制 webhook 地址：

接着就可以将复制的 webhook 地址粘贴到维格表机器人的配置信息中了。

操作：发送网络请求

• 操作名称：发送网络请求
• 操作描述：机器人开始运行后，会自动向指定地址发送网络请求
• 操作配置
  1. 选择请求方法：GET | POST | PATCH | DELETE
  2. 输入请求地址
  3. 添加请求头：可以添加一个或多个键值对
  4. 输入请求体
     • 选择传输的数据格式：raw（可选项：json 和 text） | form-data
     • 输入传输的数据内容：输入相应格式的内容，也可以输入 / 来插入变量（详见下文「附：如何在机器人操作中使用变量」）

附：如何在机器人操作中使用变量

变量是什么？

假设你配置了一个机器人「当有新的表单提交时，发送消息到钉钉群」，现在小明提交了一次表单，你想将小明提交的表单信息（包括标题、选项、图片三个列的值）发送到钉钉群，要怎么做呢？

这就需要在第二步操作「发送消息到钉钉群」的消息内容中插入来自前一步「有新的表单提交时」的动态数据，这个动态数据就是「变量」。

如何插入变量？

目前在机器人的四种操作中，所有的文本框里都支持插入变量。

插入变量的详细步骤如下：

1. 在任一机器人操作的文本框中输入英文斜杠「/」，呼出插入变量的选择框

2. 选择从哪一个机器人步骤中选取变量

   目前仅支持从一个触发条件中选取变量，不支持从一个操作中选取变量。（注意下图中「发送消息到飞书群」的操作是置灰的）

   

3. 选择直接插入一个维格列的值或者插入基于此列值的数据处理结果，或者选择插入表格的基础信息（包括记录 ID、记录 URL、维格表 ID、维格表名称）

   

管理已创建的机器人

重命名、删除、编辑描述

在配置机器人面板，点击右上角的菜单图标，可以重命名机器人、编辑机器人描述、删除机器人；或者双击机器人名称或机器人描述区域，也可以快速开始编辑机器人名称或机器人描述。

启用、停用机器人

点击维格表右上角的「机器人」按钮后，会进入当前表格已创建的机器人列表。表的可管理者可以在机器人列表中点击机器人右侧的开关，或者在机器人配置面板点击右上角的开关，开关开启代表机器人已启用，开关关闭代表机器人已停用。

注意：

• 机器人未完成配置时无法启用。
• 机器人完成配置并启用后，如果表格内的配置变更（比如删除了某个神奇表单、删除或修改了某列），可能导致机器人的配置失效，此时机器人不会自动停用，但会在机器人配置面板中提示配置有误。

查看机器人运行历史

点击机器人配置面板右上角的时钟图标，会进入当前机器人的运行历史面板。公测期间，你可以查看当前机器人的所有运行历史，包括「运行成功」「运行失败」和「运行中」的运行历史。

针对每次「运行成功」和「运行失败」的历史，支持展开运行历史详情，并查看机器人每一步的输入和输出：

对于「运行失败」的运行历史，如果某一步有错误，可以查看对方服务器的返回错误消息。比如下图是钉钉服务器返回的报错：

机器人创建相关 FAQ

1. 谁可以创建机器人？

只有表的可管理者能在表中创建机器人。表的可编辑者和只读者只能查看表中的机器人列表，但无法创建机器人。

2. 对于我创建的机器人，其他人可以修改配置吗？

表的可管理者能修改表中已创建的所有机器人的配置。表的可编辑者和只读者只能查看表中的机器人列表，但无法进入机器人配置面板进行配置。

3. 单个维格表最多支持创建多少个机器人？单个空间站支持创建多少个机器人？

公测期间，单个维格表最多支持创建 10 个机器人，单个空间站不限制创建的机器人数量。

4. 单个机器人支持几个触发条件和几个操作？

每个机器人只支持配置 1 个触发条件，但可以配置多个操作。

5. 如果我创建了机器人后，我被降权了，我创建的机器人还能工作吗？

可以正常工作。

机器人场景相关 FAQ

1. 我配置了机器人「当记录符合条件时，发送消息到飞书群」，匹配条件是当「计划完成时间」列等于「明天」，希望在任务到期时提醒我做相应的操作，但机器人并没有触发，为什么？

定时任务和到期提醒等时间相关的场景目前没法用维格机器人实现，需要后续支持新的触发条件「定时触发」和「到期触发」来实现。

推荐使用腾讯千帆平台，连接维格表里的数据来实现这类场景。推荐阅读：

• 关于注册并快速上手「维格表 x 腾讯千帆连接器」，请点击 https://vika.cn/help/vika-connect-ssp/
• 直接试用场景连接模板，如「维格表 x 企微/腾讯问卷/问卷星/微盟/微信公众号」，请点击 https://ssp.cloud.tencent.com/template/list

2. 我配置了机器人「当有新的记录创建时，发送消息到钉钉群」，可是当我在表格内新建了一行后，还没开始填写数据，机器人就触发了，并且发送的消息是空的，怎么办？

机器人的触发机制是通过用户在表格内的一次操作来触发运行。因此，手动创建一行的这个操作已经满足了机器人的触发条件，不会等到后续用户填完数据后才会发送消息。

对于这类场景，推荐的最佳实践如下：

1. 在表格内新建一个「勾选」列，用来手动勾选新建记录是否填写完毕
2. 在机器人中使用「当有记录满足条件时」的触发条件，匹配条件选择当「勾选列」为打勾的状态
3. 每次在表格内新建一行记录后，填完了所有信息后，在勾选列打上勾，触发机器人开始运行

注：目前机器人支持三种触发条件，每种触发条件都有较适合的使用场景：

• 当有新的记录创建时：适合在记录创建的一瞬间记录有值的场景下使用，比如 API 写入记录、表单提交记录等
• 当有新的表单提交时：适合在通过神奇表单收集数据的场景下使用
• 当有记录满足条件时：适合对表格内已有的记录进行条件判断的场景下使用